Carta formal

A lo largo de nuestra vida académica y profesional estamos en constante comunicación con distintas personas que hacen parte de una institución determinada. En estos contextos resulta fundamental saber comunicarse con formalidad y eficacia, pues nuestro lenguaje dice mucho de quiénes somos y cómo nos relacionamos con los otros.

Hoy en día, uno de los mayores problemas dentro de las empresas e instituciones es la falta de claridad en la comunicación, lo cual puede traer consecuencias graves si estos problemas no se corrigen a tiempo. Así, pues, aprender a solicitar un favor de un profesor, a preguntar acerca de una irregularidad en la nota al Secretario General, a proponer un proyecto a los compañeros de trabajo son algunas de las situaciones más comunes en las que un excelente acto comunicativo es esencial.

Por lo tanto, a continuación se explican los aspectos claves para tener en cuenta a la hora de escribir una carta formal.

En primera instancia, es pertinente comprender que una carta formal debe evidenciar dos elementos principales: la economía del lenguaje, es decir, la capacidad para decir en menos palabras la mayor cantidad de significado; y la comprensión del contexto, es decir, la identificación del espacio comunicativo, pues no es lo mismo dirigirse al Rector de la universidad que a los compañeros de clase.

Segundo, cuando hablamos del lenguaje formal, nos referimos a un lenguaje mucho más elaborado y consciente, opuesto al vocabulario que usamos con nuestros amigos cuando estamos conversando en una cafetería. El lenguaje formal en una carta es la columna vertebral.

Recomendaciones para usar el lenguaje formal:

1. Jerarquizar las ideas en los párrafos: Escribir la idea principal al inicio del párrafo le ayudará al lector a entender rápidamente de qué trata la carta.
2. Legibilidad en las oraciones: Usar frases cortas y sencillas es parte de la economía del lenguaje, es ideal no dar rodeos sino ir al punto a través de la utilización de sustantivos y adjetivos precisos.
3. Estilo Llano: Este estilo es el que otorga la legibilidad de un texto. Usted no necesita adornarse o ser rimbombante en la escritura para parecer más inteligente frente al interlocutor, por el contrario, un lenguaje muy complejo entorpece la comunicación.

Una vez comprendido esto, ya podemos iniciar nuestra escritura. Para esto trabajaremos en la siguiente estructura de carta formal:

1. ENCABEZADO: El primer dato que debe aparecer en la carta es la fecha, luego el nombre de la ciudad desde la cual se envía la carta, los datos del receptor (nombre, cargo, ciudad, institución) y por último un saludo formal (e.j. Cordial Saludo, Estimado Profesor, Respetado Señor).

1. PRESENTACIÓN: En este primer párrafo (no mayor a cuatro líneas) nos presentamos con nuestro nombre completo, aunque después esté al final de la carta también, debemos explicar quiénes somos (estudiantes, profesores) y exponemos una breve descripción del propósito de nuestra carta.

1. EXPLICACIÓN: En el siguiente párrafo debemos desarrollar en detalle el propósito o motivo de nuestra carta. Debemos sustentar nuestras propias ideas de manera clara, es aquí donde más se hace necesario el uso correcto del estilo llano. Es radical que no caigamos en lugares comunes o en frases de cajón que denotan falsedad; ni mucho menos escribir como si estuviéramos desahogando nuestras penas con un amigo. Debemos ser persuasivos, pero respetuosos.

1. CIERRE Y DESPEDIDA: En el último párrafo cerramos nuestra solicitud de manera cortés, no sólo con una formalidad (e.j. Agradezco su atención, Sin otro particular) sino también con un mensaje que reafirme la persuasión (Quedo atento a su pronta respuesta, Espero sea tomada en consideración mi solicitud de…, Reitero mi disposición para responder cualquier duda sobre el tema…).

Veamos un ejemplo:

Referencias

Cassany, D. (1995). La cocina de la escritura. Barcelona: Anagrama

Murillo, J., Ramírez, L., Calle, L. (2016). La ortografía de Tarzán. Claves para escribir en

                 la universidad. Bogotá: Editorial CESA.