Metodología E Mail Clean – Lean Office

Un Nuevo concepto de eficiencia y sostenibilidad en las actividades laborales: Gestión de cuentas de correo electrónico y su impacto en la productividad laboral.

 

Como profesionales contemporáneos, nos hemos visto saturados en algún momento en la gestión del correo electrónico laboral. Aunque es una actividad conexa a las actividades diarias, no debería consumir más tiempo de lo necesario.

El consumo de Energía y recursos provenientes de la utilización del correo electrónico constituye un problema indiscutible en el mundo laboral y ambiental, esto debido al porcentaje de tiempo empleado en la gestión de la información y por la huella de carbono que generan estas tecnologías. Si bien es cierto que estas tecnologías han mejorado considerablemente los intercambios de información, creyendo que estas contribuirían potencialmente a evitar el consumo de recursos, por lo que limitarían las emisiones de gases de efecto invernadero y mejorarían la comunicación entre trabajadores. Los indicadores no han mejorado significativamente, el consumo de recursos, la productividad y la calidad laboral no mejoran tanto como se podría haber esperado.

De hecho, estudios recientes en diversos países como Francia y Alemania, han llevado a resultados que indican que la mala gestión del correo electrónico es una de las causas de improductividad laboral y desgaste psicológico más importantes en la actualidad.

La Agencia de Medio Ambiente y Gestión Energética francesa ADEME (Siglas en francés), alerta del consumo de electricidad, recursos físicos, tiempo y desgaste laboral debido a las TIC. Basados en la tasa de impacto de CO2 calculada por ADEME en el 2014, el envío de 1MB corresponde a 15gr de CO2. Otras compañías dedicadas al control y monitorización de la información como McAfee, hacen estimaciones de ahorros de energía en billones de Kw/hora a niveles nacionales que pueden evitarse si se administra correctamente el correo SPAM.

Solo por poner un ejemplo: Si cada empleado envía en promedio 4 correos y el número de empleados participantes en el departamento es de 45; por lo que se envían en promedio 180 correos al día (asumiendo que los trabajadores no envíen correos los fines de semana, 246 días), entonces:

consumo-email

Por lo tanto:

consumo-email2

664.2 kg de CO2 en una muestra de tan solo 45 trabajadores.

La productividad laboral es otro aspecto a tener en cuenta en la problemática. Nace entonces el concepto Lean Office para aumentar la productividad laboral. En este caso, se estima que en promedio un trabajador emplea el 25% de su jornada laboral a leer y contestar correos. Esto implica que en promedio un trabajador pierde hasta 2 horas al día en dicha labor, ya que se estima, que toma 64 segundos en volver a retomar la actividad que se estaba haciendo luego de revisar un mensaje nuevo.

¿Cómo puede el comportamiento laboral de cada individuo ayudar a limitar estos impactos? Este modelo de gestión de información que he denominado cultura E Mail Clean – Lean Office, busca aumentar la productividad laboral por medio de acciones como:

  • Limitar el número de destinatarios de correo electrónico: No enviar el mismo correo a las diferentes cuentas tanto administrativas como personales de los destinatarios. Esto implica que cuando se responde un mensaje de grupo, se seleccionan solo destinatarios puntuales, enviándolo solo a los interesados. Cada correo electrónico individual que no envíe frena el flujo de correo que regresa.
  • Reduciendo el tiempo de lectura en pantalla: Enviar documentos que son fáciles de leer y, por lo tanto, fáciles de consultar. Esto implica redactar correos con poco texto.
  • Evite las conversaciones por correo electrónico: El correo electrónico no está diseñado para reemplazar conversaciones. Esto implica ser accesible.
  • Reducir el peso de los documentos adjuntados: Optimizando el tamaño de los documentos que se envían; archivos comprimidos, imágenes y PDF de baja resolución. Adicionalmente, borrar los archivos adjuntos inicialmente al responder a los remitentes.
  • Reduciendo el número de elementos en el correo electrónico: Para eso, se debe administrar la capacidad tratando de mantener solo los correos electrónicos necesarios. Esto implica borrar todo el Spam regularmente y darse de baja al preguntarse el valor que está recibiendo de cada uno de los correos electrónicos que llegan a la bandeja de entrada. Si está eliminando mensajes de correo electrónico sin leerlos, probablemente debería simplemente cancelar la suscripción.

 

Por último, estos hábitos deben ser motivo de estudio por parte de los ingenieros industriales, quienes son los llamados a analizar e implementar nuevas metodologías que aumenten la productividad, nivel de satisfacción y sostenibilidad de las actividades en cualquier lugar de trabajo.

 

Ing. Ms Javier Neira Rueda
Docente Ingeniería Industrial

Carácter Académico: Institución Universitaria. Personería Jurídica por Resolución 18537 del 4 de noviembre de 1981 del Ministerio de Educación Nacional. Institución de Educación Superior sujeta a inspección y vigilancia por el Ministerio de Educación Nacional (Art. 2.5.3.2.10.2, Decreto 1075 de 2015). Vigilada Mineducación.