Gobierno de Datos: una Forma Práctica para Asegurar que los Datos están Gestionados Correctamente

Aportes para reducir la mala calidad de la información

Por: Sandra Patricia Guzmán Díaz

Egresada del Programa de Matemáticas

La información es uno de los activos más importantes de una organización para llevar a cabo el buen desempeño de sus labores y alcanzar el éxito en el campo en que trabaja. El desarrollo de una gestión estratégica, basada en información oportuna, de calidad y pertinente para la toma de decisiones, garantiza la disminución de los riesgos asociados a la misma.

Ahora bien, en nuestra sociedad es muy común entender a los datos como “el material básico para la información” y la información misma como “datos en contexto”[1]. Si bien, esto es esencialmente correcto, puede llevar a una malinterpretación que ha de ser evitada, a saber, pensar que los datos, como material básico, simplemente existen y que el proceso activo se refleja en su transformación a información. Esta lectura es errónea porque los datos no existen ex nihilo, sino que deben ser creados y, por supuesto, esta creación ha de ser realizada de la manera correcta. Así, la creación de datos requiere de conocimiento y de buenas prácticas, lo cual cierra la brecha que suele haber entre datos e información: “los datos son una forma que asume la información y la información es una forma que asumen los datos” (DMBOK, p. 20).

De otra parte, nuestro mundo se ha convertido en un mundo de información, nuestras relaciones están mediadas por los datos y la información, y nosotros mismos tenemos identidades que se componen de información: “Nuestra información está hoy tan profundamente entretejida en quienes somos que si fuéramos privados de ella no podríamos ser las personas que alguna vez fuimos” (Koopman, 2019).  Esto implica que tratar con datos e información no puede ser visto como tratar con objetos inanimados e inertes, sino que ha de ser considerado tan importante y delicado como tratar con personas.

Luego de esta contextualización, podríamos preguntarnos: ¿qué hay detrás de la información que se está produciendo, aquella que nos permite ser predictivos y no reactivos, la misma que soporta las decisiones claves de cualquier organización, si de esa misma que en muchas ocasiones nos cuesta tanto analizar, depurar y sobre todo verificar su calidad?

Detrás de ella, hay un sinnúmero de máquinas actuando sobre los metadatos para detectar problemas de calidad que afecten sus propiedades, inclusive en otros casos simplemente participa un conjunto de personas que, mediante la aplicación de procesos, se ocupan de solucionar los problemas en la calidad, depuran y limpian una y otra vez para que sean óptimos y permitan generar información para la toma de decisiones.

Todo ello nos permite deducir que detrás de la producción de información hay procesos, personas y tecnologías, así abordaremos un tema del cual hoy en día estamos escuchando en comités de información, en el vocabulario del Chief Data Officer o simplemente en los líderes del gobierno de datos. ¿Qué es eso del gobierno de datos? Pues, no es más que un enfoque de trabajo que facilita comprender el ciclo de vida que tienen los datos y la información, para convertirlos en un activo diferencial de la organización. Claramente, allí intervienen una serie de roles y responsables que aplicando diferentes metodologías determinan la forma más óptima para controlar la pertinencia temporal, exactitud, validez, completitud, unicidad y consistencia de la Información y, sobre todo, el uso ético de los datos para evitar multas o sanciones y la afectación negativa de los derechos de los titulares.

Basado en ello, a continuación se presenta de forma gráfica el ciclo de vida de los datos, podríamos mencionar que es una ayuda desde la creación hasta la supresión de los datos:

Fuente: Bmind- https://bmind.com/gobierno-datos/

Podríamos entonces resumir que el ciclo de vida de los datos se ocupa de los procesos de creación, obtención, transformación, distribución, protección, documentación y preservación de los datos. De esta forma se asegurará que los datos de cualquier organización están disponibles y además se encuentran protegidos y reuniendo las condiciones de calidad necesarias.

Ahora bien, existe una metodología que actualmente se aplica para desarrollar gobiernos de datos, la Metodología de DAMA (Data Management). Podríamos decir que esta se convirtió en el marco de referencia para la administración de los datos a través de un conjunto de áreas de conocimiento, además cuenta con un marco de excelencia y buenas prácticas, siendo referencia en todo el mundo, además, se puede articular con las otras normas como ISO 8000 que unidas pueden ser la base de una excelente implementación del gobierno.

Para que esta metodología o cualquier otra pueden ser puestas en marcha, requerirán apoyo de la tecnología, que suele ser un facilitador y un acelerador para el gobierno de datos. Es de aclarar que esta no resuelve las necesidades básicas por sí misma, necesita estrategia, personas y procesos, que es lo que realmente compone un gobierno de datos.

Así, podríamos resumir entonces aspectos importantes para la implementación segura de un gobierno de datos, siendo este un componente que aporta a la reducción de la mala calidad de la información:

• Definir la estructura administrativa del gobierno de datos e información para permitir una gestión, uso eficaz y eficiente de los datos a través de la definición de los roles y responsabilidades.
• Implementar una cultura sostenible basada en datos que promueva el uso de los datos como activos estratégicos, ello implica hacer partícipe a todo el talento humano de la organización.
• Definir reglas para establecer técnicas de calidad de los datos que promuevan su uso en las seis dimensiones de calidad.
• Desarrollar competencias entre los miembros de comités y líderes de información, promoviendo capacitación, entrenamiento de tal forma que sean guía de quienes usan y tratan los datos.

Por último, recordemos que la recolección, estructuración y procesamiento de grandes volúmenes de información que está produciendo la humanidad es una realidad que aporta a la construcción de la nueva economía mundial, a tal punto que las organizaciones que no hagan uso de su información en pro de innovar y ser competitivos simplemente estarán atrás en el camino del progreso.

Referencias

DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge (2nd Edition), New Jersey: Technics Publications. (2017). P. 17

Koopman, Collin. How We Became Our Data. A Genealogy of the Informational Person. Chicago: The University of Chicago Press. (2019). P. 5.